Trámite notarial de sucesión en Colombia

En virtud de los decretos 902 de 1988 y 1729 de 1989, es posible llevar a cabo la liquidación de herencia a través de trámite notarial de sucesión en Colombia y sin necesidad de la actuación de un juez de por medio. 

Es relevante en la medida en que al tramitar las sucesiones por común acuerdo entre causahabientes (herederos, legatarios, acreedores, etc), no es necesario cumplir con ciertos parámetros contenciosos y solemnes de un proceso judicial, beneficiando a las partes en cuanto a la celeridad del desarrollo del proceso y prontitud en su resultado. 

Adicionalmente, la ley por medio del Decreto 902 de 1988 fue competente en atribuir al ámbito notarial este tipo de sucesión, pues es un trámite muy sencillo y económico. 

Es pertinente tener en cuenta también que el tiempo de duración del trámite notarial de sucesión en Colombia es mínimo en comparación con el periodo de tiempo que tendría el mismo proceso por vía judicial, ya que este implica términos mucho más prolongados, así como se evitan las solemnidades que no se tienen en una sucesión notarial. 

Es así como entonces se faculta a los herederos, legatarios o cónyuges sobrevivientes o los cesionarios de estos, cuando se encuentre necesario, para que las partes capaces puedan proceder de común acuerdo.

En el presente artículo se explicarán algunos temas prácticos a tener en cuenta con respecto al trámite notarial de sucesión en Colombia.  

¿Quién puede realizar el trámite notarial de sucesión en Colombia?

Están facultados para solicitar o llevar a cabo  la iniciación del trámite de sucesión notarial, todos los herederos, los legatarios o sucesores, a título particular de las herencias y nombrados en dicho testamento, el cónyuge sobreviviente, terceros a quienes se hace una cesión o traspaso de bienes y los acreedores hereditarios. 

Instrucciones generales para poder tramitar una sucesión por notaría

Antes de solicitar la sucesión notarial, se debe tener en cuenta que: 

• Todos los peticionarios o herederos deberán obrar de común acuerdo al solicitar tal herencia. 
• Dicho común acuerdo entre los herederos deberá permanecer durante toda la duración del trámite. 
• Este comportamiento deberá ser común entre las partes que intervienen en el acto, sin diferencia que exista entre ellos. Pues de lo contrario el notario pedirá la devolución del expediente, dando así por terminado este trámite. Al ser un trámite voluntario, en caso de existir diferencias entre los interesados, se debe acudir ante un juez competente, dado que el notario perderá todo arbitrio ante este acto. 
• Al menos uno de los interesados debe ser mayor de edad para optar por el trámite notarial. 

Documentos requeridos para presentar el trámite notarial de sucesión en Colombia

Se deben presentar los siguientes datos y anexos: 

Datos que debe contener la solicitud 

• Nombre y vecindad de los interesados; indicando el interés que les asiste para formular dicha solicitud.  
• El nombre y último domicilio del causante, y en caso de que este haya tenido varios, anotar el del asiento principal de sus negocios. 
• Si se trata de heredero, la manifestación de que acepta la herencia pura y simple o con beneficio de inventario. Si se guarda silencio al respecto, se entenderá que acepta la segunda forma.  
• Los peticionarios o sus apoderados deberán afirmar, bajo juramento, que se considerará prestado, que no conocen otros interesados de igual o mejor derecho de los que tienen los herederos, legatarios, cónyuge o compañero sobreviviente, cesionarios de éstos o el acreedor hereditario y, además, que no saben de la existencia de otros legatarios o acreedores distintos de los que se enuncian en las relaciones de activos y pasivos que se acompañan a la solicitud.  

Anexos de la solicitud 

• Registros civiles y copias de cédulas de los interesados para acreditar el parentesco. (En el caso de una sucesión intestada) 
• Si la sucesión es testada, una copia registrada del testamento.  
• Registro civil de nacimiento y de defunción del causante. 
• Escrituras y comprobantes fiscales y/o paz y salvos de los inmuebles si hubiere. 
• Tarjeta de propiedad de vehículos, comprobante de pago de impuesto de automotores. 
• Prueba del crédito invocado, si el solicitante fuere acreedor hereditario. 
• Escritura de cesión, si el interesado es cesionario o se han transferido derechos herenciales. 
• Inventario y avalúo de los bienes, y otros. 
• Poder del abogado. 
• Registro civil de matrimonio o prueba de la existencia marital de hecho y sociedad patrimonial en el caso de compañero o compañera sobreviviente. 
• Si el matrimonio o los nacimientos de las personas interesadas, ocurrieron antes de la fecha: 15 de Junio de 1938, podrán adjuntar partidas de bautismo. 

¿Qué debe contener la liquidación de la sucesión?

1. La relación e inventario y avalúo de los bienes relictos. 
2. El proyecto de partición o adjudicación.  

Lo regular es que la solicitud se haga de forma separada de los inventarios y de la partición, para guardar un mejor orden en el trámite del proceso, sin embargo todo se deberá allegar para darle inicio al respectivo trámite notarial.  

En caso de que la solicitud no reúna los requisitos estipulados, el Notario deberá retornar a su lugar de origen toda la documentación, a fin de que se tengan en cuenta todas las observaciones que, fruto del control de legalidad, tenga a bien consignar en un escrito el Notario, con las motivaciones respectivas, a fin de enderezar en lo posible el desarrollo de la solicitud1. 

¿Cuál es el paso a paso de un trámite notarial de sucesión en Colombia?

Para realizar un trámite de sucesión notarial en Colombia, se debe tener presente en primer lugar, que todos los involucrados en el proceso se encuentran de común acuerdo, y por otro lado, que le sea otorgado poder a un abogado en el caso de ser necesario, quien se encargará de realizar y presentar una solicitud a nombre de los herederos y donde adjuntará documentos como: 

• Poder conferido al abogado. 
• Inventarios de bienes, obligaciones y derechos pertenecientes al fallecido. 
• Avalúo de los mencionados inventarios. 
• Liquidación y partición de la respectiva herencia. 

Una vez el abogado apoderado o el solicitante correspondiente anexe todos los documentos y estos se encuentren conforme a la ley, la notaría procederá a enviar notificación a la Superintendencia de notariado y registro, y a la DIAN respectivamente.

Esto con la finalidad de que algunas personas interesadas y que no se han enterado de este acto puedan realizar su correspondiente reclamación. Por lo anterior, se deberá interponer un edicto y este se hará público en los medios de comunicación tales como la prensa y el radio. 

Edicto y término de emplazamiento

El término de emplazamiento se empieza a contar exclusivamente a partir de la publicación efectiva en el periódico, lo cual puede acreditar la parte interesada o el apoderado si es el caso, con el aporte del edicto, para lo cual basta con la sola entrega de la página en la cual se pueda apreciar tal publicación cumpliendo los parámetros del inciso 3º del Decreto Ley 1729 de 1989.

Por otro lado, si se realizó difusión por radio del edicto, se debe presentar certificación acerca de su ejecución por parte del representante legal de la emisora.  

Acta de aceptación  

Una vez se encuentren  los documentos y la solicitud en regla, el Notario levantará un acta enumerada aceptándola, en la cual se hará constar el hecho de la presentación de la solicitud y ordenará fijar un edicto por diez (10) días en la secretaría de la notaría y su publicación en la prensa escrita de amplia circulación, para que las personas que se crean con derecho a concurrir al trámite sucesoral intervengan en él. Igualmente, se difundirá el edicto en una radiodifusora local si la hubiere.2  

Para firmar la escritura pública, es necesario entonces que todas las partes aspirantes de la sucesión se hallen a paz y salvo. El apoderado que se encuentre adelantando el trámite, en facultad de sus funciones, se encargará de que se cumplan todos los requerimientos. 

En el caso de no existir un acuerdo entre los herederos, se deberá hacer un trámite judicial, el cual se realizará por intermedio de un abogado, y se debe tener presente que este medio tomará mucho más tiempo. 

¿Cuáles son los costos de un trámite notarial de sucesión en Colombia? 

• Las tarifas notariales, las cuales son tomadas en cuenta para la liquidación de los derechos y la cuantía de sucesión. 
• Los bienes que se encuentran sujetos a registro deberán pagar los impuestos que obliga la ley. 
• Los honorarios negociados con el abogado seleccionado en el caso de ser requerido. Si la suma de los activos de la herencia no supera los 15 SMLV, la actuación de un abogado no será  obligatoria. En el caso superar dicho monto, es necesaria la actuación del abogado. 

Duración del trámite notarial de sucesión en Colombia

Cuando el trámite notarial de sucesión en Colombia se lleva a cabo por común acuerdo entre los herederos, y no supera el monto de los 15 SMLV, no necesita de un abogado y tendrá una duración aproximada de 15 días. 

Por lo contrario, si esta sucesión aún siendo de común acuerdo, llega a superar los 15 SMLV, se deberá otorgar poder a un abogado para realizar el trámite notarial, y en este caso podría tener una duración de dos a tres meses. 

Devoluciones

En los siguientes casos el notario está facultado para dar por terminada la actuación4: 

a. Cuando fallece un interesado directo y uno de sus herederos revoca el poder inicialmente conferido por aquél, o cuando sobreviene una incapacidad en cabeza de cualquiera de los interesados en la sucesión.  

b. Cuando sobreviene desacuerdo o controversia entre los interesados iniciales o en el evento de presentarse un nuevo interesado que no se aviene a un acuerdo con los anteriores.  

c. Cuando se omita información sobre los albaceas, cónyuge sobreviviente, acreedores hereditarios o testamentarios, bienes, socios de comercio, fideicomisarios o herederos.  

d. Cuando se presenten los anteriormente nombrados al proceso y no estén de acuerdo o declaran pasivos no existentes o de testamentos otorgados por el causante. 

e. Cuando se demuestre que se está tramitando otra liquidación de la misma sucesión, judicial o notarialmente.  

f. Cuando han transcurridos dos (2) meses a partir de la fecha en que deba suscribirse la escritura de liquidación de la herencia y ésta no hubiere sido firmada, se considera, por tanto, que los interesados han desistido del trámite.  

Conclusiones

El trámite de la sucesión notarial de sucesión en Colombia se presenta cuando los herederos cumplen tres requisitos: en primer lugar, son plenamente capaces, en segundo lugar, proceden de común acuerdo y por último, presentan escrito por intermedio de apoderado judicial (cuando este es necesario toda vez que los activos que deja el causante superan los 15 salarios mínimos legales vigentes). Se debe realizar ante el notario para hacer el proceso de repartición de bienes.  

Se debe tener presente que la solicitud debe ser presentada personalmente por el apoderado ante el notario del circulo notarial que corresponda al último domicilio del causante. En el caso de tener varios domicilios, se tomará el del asiento principal de sus negocios. 

El trámite notarial de sucesión en Colombia, al ser voluntario y carente de conflicto entre los herederos, es un proceso muy ágil, contrario al proceso de sucesión ante un juez que puede llegar a tardar años según la disposición de los herederos que participan en dicho proceso.